مقدمة
ان قاعدة بيانات اكسس قد تكون جدول واحد او مجموعة من الجداول، وكل جدول كما هو معروف يحتوي على صفوف واعمدة، وفي الاكسس فان كل صف يسمى سجل Record وفية يتم تخزين معلومات مترابطة عن شيئ معين وكل عمود يسمى حقل وفية يتم تخزين معلومة واحدة فقط.
تعتبر قاعدة بيانات اكسس من قواعد البيانات العلائقية (تعتمد على العلاقات بين جداولها) وبالتالي لا بد من التفكير الجيد والمدروس للجداول التي نحتاجها قبل البدء بانشاء اي برنامج.
خطوات تصميم قاعدة البيانات
يجب ان يمر التصميم ( من وجهة نضري) بهذة المراحل وبالترتيب والا فانه من الممكن حدوث خلل في قاعدة البيانات ولكن ليس بالضرورة
1- تحديد الهدف وبشكل دقيق
يجب ان تفكر في سبب انشاء هذا البرنامج او قاعدة البيانات وما هي المخرجات والتقارير التي تتوقع الحصول عليها، لان ذلك سيساعدك في وضع تصور اولي للجداول المطلوبة.
2- جمع المعلومات المطلوبة لفهم الموضوع
بعد ان تكون قد حددت الجداول بشكل اولي يبدأ الان البحث عن مكونات كل جدول للتعرف على ما هي المتغيرات التي يجب ان تاخذها في الاعتبار فمثلا قد تقوم بتقسيم جدول الى عدة جداول بعد دراسة الموضوع، فعلى سبيل المثال قد يكون التصور الاولي لجدول الموظفين بانه جدول يحتوي على رقم الموظف واسمه وتاريخ تعيينة وعدد افراد اسرته، ولكن وبعد تحليل ودراسة الموضوع تبين ان الشركة تولي افراد اسرة كل موظف اهتمام معين وبالتالي يتطلب ان يتوفر بيانات تفصيلية لافراد الاسرة ومن هذا المنطلق فان عمود عدد افراد الاسرة اصبح بلا فائدة ولا بد من استبداله بجدول لبيانات افراد الاسرة.
3- تحديد الجداول
بعد ان تمت الدراسة بشكل مفصل وتم تحليل كل العناصر فان الجداول التي نحتاجها بدأت واضحة واصبحت معروفة لدينا.
4- تحديد المتغيرات (الاعمدة) في كل جدول
علينا الان دراسة كل جدول بشكل منفصل وتحديد الحقول (الاعمدة) في كل جدول، علما اننا اذا احتجنا لاضافة حقول جديدة لاحقا فانه لا يوجد ما يمنع ذلك ولكن من الافضل تحديد الحقول من البداية.
ان عملية ادخال جنس الموظف (ذكر , انثى) في عمود الجنس في جدول الموظفين, ستتطلب مزيد من الوقت والمساحة مع ازدياد احتمالية الوقوع في الخطأ, وللسيطرة على مثل هذا النوع من البيانات ( التصنيفات) فان افضل الطرق هي بانشاء جدول جديد لجنس لهذا التصنيف يكون مرتبط مع جدول الموظفين، ولاحقا سيتم شرح موضوع العلاقات بتفصيل اكبر.
5- تحديد المفاتيح الاساسية وطبيعة العلاقات بين الجداول
بدأت الصورة تتضح الان، واصبح لدينا عدد من الجداول وهنا لا بد من تحديد المفاتيح الاساسية لكل جدول وتحديد نوع العلاقة التي ستربط كل جدول بالجداول الاخرى والذي سيقود الى التصميم الجيد لقاعدة البيانات.
المفتاح الاساسي
كما ذكرنا سابقا في موضوع الفرق بين اكسل واكسس فان اسم الخلية في اكسل يتكون من اسم العمود مع رقم الصف مثلا (A20( ) يدل على العمود A والصف رقم 20 وكذلك الامر اذا جاز التشبية في الاكسس فيجب ان يكون لكل عمود اسم ولكل سجل رقم فريد غير مكرر، ومن هذا المنطلق فانه في كل جدول يتم اضافة حقل يحتوي على قيمه فريدة ولا يمكن ان تتكرر تكون هي المفتاح الرئيسي او الاساسي، ويستخدم المفتاح الاساسي للتعريف على السجل ولا يجوز ان يتكرر المفتاح الاساسي .
التصميم الجيد لقاعدة البيانات؟
لتصميم قاعدة بيانات بشكل جيد لا بد من مراعاة بعض الامور ومنها:
1- كتابة اسماء الحقول (الاعمدة) باستخدام اللغة الانجليزية، وعليك تجنب اللغة العربية لان ذلك سيؤدي الى ظهور مشاكل كثيرة عند صياغة الاستعلامات او المعادلات او الكود.
2- ان وجود البيانات المكررة غير صحيح، لأنه يؤدي إلى إهدار المساحة وزيادة احتمال ظهور أخطاء عدم التوافق بسبب اختلاف الكتابة في كل مرة.
3- التاكد من خلو قاعدة البيانات من المعلومات غير الصحيحة، والذي سيؤدي الى نتائج غير صحيحة.
مراجعة التصميم
بعد ان اكتمل التصميم الاولي لقاعدة البيانات وبعد عملية التجريب واثناء الاستخدام الفعلي فانه لا بد من اعادة تقييم التصميم الحالي وهنا يجب الانتباه الى ما يلي:
1- التاكد من عدم نسيان بعض حقول البيانات والتي قد تقود المستخدم في بعض الاحيان الى اضافة هذة البيانات في مكان اخر وبالتالي سيؤدي الى عدم انتظام في البيانات والمخرجات.
2- التاكد من عدم وجود تكرار في البيانات المدخلة في اكثر من جدول.
3- التاكد من وجود حقول غير مستخدمة في الجداول او وجود حقول فارغة بشكل كبير وهنا يجب اعادة التفكير بالتصميم.