مثال عملي على انشاء الجداول في اكسس

مثال عملي على انشاء الجداول

لنفترض اننا بصدد تصميم قاعدة بيانات لمراقبة المخزون لسوبر ماركت بحيث نكون قادرين على معرفة الموجود في المخزن باي . لحظة، اذن سيكون لدينا مجموعة متنوعة من الاصناف مثل البسكويت، الشوكولاته, الارز، الشاي, العصائر ..... الخ.

لنفهم العملية اولا، العمليات ستكون بالترتيب التالي

وعليه يجب ان نحلل كل مرحلة بالتفصيل والتعرف على الجداول المطلوبه لها

1-    عملية شراء الاصناف

في هذة المرحلة سيقوم قسم المشتريات مثلا بشراء مجموعة من الاصناف من مجموعة من الموردين، وبالتالي لا بد من تخزين بيانات كل عملية شراء (فاتورة المشتريات) ويجب ان تحتوي الفاتورة على البيانات التالية :

رقم فاتورة الشراء، تاريخها، اسم لمورد الذي تم الشراء منه، تفاصيل الاصناف التي تم شراؤها (اسم الصنف، الكمية، سعر الوحدة) اما اجمالي السعر فكونه ناتج من عملية حسابية فانه من الخطأ ان نقوم بوضع حقل خاص به في الجدول وانما يمكن ان نظهرة في التقارير او الاستعلامات لاحقا، وعلية  سيكون جدول المشتريات كما يلي:

رقم فاتورة الشراء	تاريخ الشراء	اسم المورد	الصنف	الكمية	سعر الوحدة

دعونا الان نفكر في هذا الجدول بتمعن مع افتراض ان رقم الفاتورة هو 222 بتاريخ 17-08-2016 من المورد "أ" وفيها 5 اصناف وعلية فان بيانات رقم الفاتورة وتاريخها والمورد سيتم تكرارها 5 مرات لكل صنف وهذا سيؤدي الى زيادة المساحة والى زيادة نسبة اخطاء الادخال والى زيادة وقت الادخال وعلية فان فصل الجدول الى جدولين سيكون هو الحل، وبالتالي سيكون لدينا جدولين وكما يلي:

رقم فاتورة الشراء	تاريخ الشراء	رقم المورد		الرقم المتسلسل	رقم فاتورة الشراء	رقم الصنف	الكمية	سعر الوحدة

وكون الموردين سيكونوا شركات واشخاص معروفة وسنتعامل معهم باستمرار واكثر من مرة فان الافضل هو انشاء جدول لبيانات الموردين وفي كل فاتورة شراء يتم وضع رقم المورد فقط وبالتالي سيكون هذا الحقل هو مفتاح الربط مع جدول الموردين وسيكون جدول الموردين بهذا الشكل:

رقم المورد	اسم المورد	عنوان المورد	رقم الهاتف

وبالنسبة لخانة الصنف فانه سيتم تخزين رقم لصنف فيها وسيكون مفتاح الربط مع جدول الاصناف الذي سيتم تحليلة وتفصيلة في عملية تخزين الاصناف

2-    عملية تخزين الاصناف

بما اننا نتكلم عن المخزون اذن سيكون لدينا مجموعة من الاصناف وكل صنف له خصائص تختلف عن الصنف الاخر مثلا العصير يختلف عن الارز وممكن وجود اصناف متشابهه ولكن بالوان مختلفة وممكن ان يؤثر اللون على سعر البيع احيانا، كما ان كل صنف له وحدة قياس ممكن ان تختلف عن الاصناف الاخرى (غرام، كيلو ، متر، قطعة ... الخ) ، ولاغراض السيطرة على المخزون فانه لا بد ان نحدد الحد الادنى لكل صنف الذي عندما يصل مستوى المخزون الية فانه يجب على قسم المشتريات طلب هذا النوع من الموردين، كما يجب علينا تحديد قيمة المخزون في بداية الفترة وكلفة الوحدة الواحدة في بداية العام .

ان كل ما سبق يجب ان ناخذة في الاعتبار عند تصميم جدول الاصناف وسيكون التصور الاولي للجدول كما يلي:

رقم الصنف	اسم الصنف	وصف الصنف	فئة الصنف	وحدة القياس	اللون	مستوى اعادة الطلب	الرصيد الافتتاحي	كلفة الوحدة

نلاحظ ان كل مجموعة من الاصناف سيكون لها نفس الفئة ( مثلا عصير برتقال نوع أ، عصير برتقال نوع ب، عصير تفاح نوع أ .... الخ كلها تقع ضمن فئة العصير وكون الفئة ستكرر لاكثر من صنف فان احد المستخدمين سيكتب الفئة بهذة الطريقة "عصائر" والاخر سيكتبها " عصير" واخر سيكتبها "عصاير"  وبهذا سيفهمها الاكسس على انها 3 فئات مختلفة ومن هنا لا بد ان نتدخل وان نضع الفئات في جدول مستقل واجبار المستخدم على اختيار الفئة وليس ادخالها لتقليل احتمالات الخطأ وتقليل المساحة المستخدمة ايضا ، ولو امعنا النظر في الجدول سنجد ان وحدات القياس تشبه الفئات وكذلك الالوان وبذلك سيكون لدينا 3 جدوال مساعدة لهذا الجدول وكما يلي:

رقم الفئة اسم الفئة

رقم وحدة القياس اسم وحدة القياس

رقم اللون اسم اللون

3-    عملية بيع الاصناف

كما هو الحال في عملية الشراء فاننا سنحتاج الى جداول مشابهة تماما في عملية البيع ولكن مع اختلاف التسميات وكما يلي:

رقم فاتورة البيع	تاريخ البيع	رقم الزبون		الرقم المتسلسل	رقم فاتورة البيع	رقم الصنف	الكمية	سعر الوحدة

رقم الزبون	اسم الزبون	عنوان الزبون	رقم الهاتف

الان ستكون الجداول جاهزة للمرحلة القادمة وهي انشاء العلاقات بين الجداول والتي سيتم شرحها لاحقا ان شاء الله

----